Módulo de Contratos

Existen empresas que venden contratos con cobros recurrentes a sus clientes. Existen contratos para emitir facturas (y cobrar), también existen contratos para emitir ordenes de compra (y pagar) y existen contratos para generar casos de soporte agendados. Para poder generar esta recurrencia necesitamos:

  • Tipo de documento a auto generar: Al realizar un contrato, se debe de especificar que tipo de documento entrara en el acuerdo. Pueden ser ordenes de venta, facturas u ordenes de compra. 
  • Periodicidad: La frecuencia con que se autogeneran los documentos.
  • Tiempo del contrato: El tiempo que el contrato estará vigente. También puede ser un contrato sin fecha de expiración.
  • Fecha de inicio: La fecha en que iniciara el contrato. A partir de esta fecha, inicia la auto-generación de documentos.
  • Cálculo de moras: Se pueden generar automáticamente las moras en caso de que no se cumpla con las fechas de pago o cobro estipuladas.
  • La plantilla del documento a generar: Consiste en registrar todo el detalle de los documentos a generar. En caso que los montos dependan de fórmulas específicas (cálculo de intereses, montos variables dependiente de la cuota actual, etc.) también se pueden seleccionar para que el sistema lo calcule automáticamente.

Proceso de generación automática de Documentos

El quedar registrada la información en el módulo de contratos, éste generará automáticamente los documentos en el tiempo de recurrencia estipulado. Esto facilitará el trabajo de verificar que transacción de debe realizar en la fecha acordada. Es por eso que el proceso en el módulo de contrato es el siguiente:

  1. Verificar documento auto-generado: Según sea el tipo de documento que se especificó en el contrato, éste se generará automáticamente por lo que solo se necesita esperar a que el sistema los genere automáticamente. Estos documentos apareceran en el área que corresponda (ordenes de venta, ordenes de compra, facturas no pagadas o casos).
  2. Operar el documento generado (opcional): Ya teniendo el documento creado, necesitará operarlo o autorizarlo para que sea realmente un documento operativo.
  3. Generar moras (opcional): Si se especificó la generación de facturas, se podrá visualizar y generar moras el día que se paga o se cobra.
  4. Controlar el estado del contrato: Desde que se empiezan a generar los documentos; usted podrá saber muy fácilmente el estado del contrato, desde cuantas cuotas ya se pagaron o cobraron, hasta cuando se le cobrará o pagará otra vez al cliente o proveedor.