¿Por qué estandarizar los procesos en una empresa?

Muchas empresas, antes de trabajar con nosotros no contaban con procesos estandarizados. Procesos como ventas, contabilidad o compras eran procesos desordenados que tomaban mucho tiempo ya que se realizaban tareas duplicadas o dejaban de registrar datos que después habia que buscar. Entonces, al momento de medir resultados no existían datos al día o habia que preguntarle a los colaboradores que había pasado para obtener resultados y eso consumía mucho tiempo.

¿Qué beneficios tiene estandarizar los procesos?

  • Al estandarizar los procesos uno de los beneficiados son los clientes. Todos los clientes reciben tienen la misma calidad de experiencia. Entonces, el resultado es una mejor expectativa de nuevos clientes.
  • Los procesos tendrán resultados consistentemente. A la vez, hay optimización de procesos y mayor control de operación. Será más fácil medir el tiempo del proceso y el costo del mismo.
  • Al mantener el proceso estandarizado, se evitarán errores. Así, se evitarán gastos innecesarios, tiempo perdido y pérdida de clientes.
  • Los trabajadores dentro de la empresa también tienen beneficios. Al tener unos procesos estandarizados, el flujo de trabajado será constante junto a sus resultados.

Pasos para la estandarización

  1. Describir el proceso actual: Consiste en identificar el proceso como es.
  2. Crear una proceso de prueba: Después saber cuál es proceso actual, crear un proceso paralelo que plantee el mismo resultado pero con menos tiempo y gasto.
  3. Ejecutar y monitorear la prueba: Este paso es muy importante. Aquí se logra identificar pasos erróneos o que estén de más en la prueba. Al ser una prueba, es necesario corregir los errores y ejecutar las correcciones.
  4. Revisar resultados de la prueba: ¿El resultado es lo que esperaba? Si el resultado es lo esperado entonces la prueba fue un éxito. Si no lo fue, es necesario volver al Paso 3 e identificar que hay que cambiar hasta llegar al resultado esperado.
  5. Difundir el uso del proceso y mantenerlo: Después de saber que la prueba es un éxito, hay que formalizar el nuevo proceso con todos los colaboradores. Incentivos como comisiones o felicitaciones pueden ser instrumentos para que los trabajadores mantengan el proceso.

Con esto esperamos que cuenten con nosotros para el momento que implementen sus procesos; ya que nuestra experiencia principal radica en la implementación de mejores prácticas con el apoyo de Zauru.